人事部在做工作分析之前有很多的准备工作要做。要让从事编写的有关人员和被了解工作活动的人员明白工作分析的意义，同时要让有关的人员了解工作分析的内容，根据这些内容人事部要写一份谈话提纲或者编写书面的问卷，根据提纲去谈话，这样才会节约被访问人的时间，提高谈话的针对性。否则，只能得到一个大概的工作情况，要么写不出工作说明书，要么写出来的工作说明书会让管理者遇上困难，就像在前面"任务引人"案例中出现的问题那样。
一、术语理解
(一)任务任务是指需要完成的具体工作的集合。如电脑输入文件，作为一个任务，打字员需要启动电脑，将需要输入的文件稿纸置于电脑桌边，按照稿纸内容要求逐字逐句输入，再按照格式要求对字体等进行排版，最后检查有无错字漏字，确认无误，关闭电脑。电脑输人文件作为任务是由上述几项工作组成的一个集合。
(二)岗位岗位是指在一定时间内由→个指定的人和这个人所承担的职责。有时候我们也把岗，位叫做职位。岗位以事为中心，强调的不是岗位中的人。
(三)职务职务是指在组织中一系列相近的或性质相同的岗位。职务和岗位的关系是有一个员工就有-个对应的岗位，但一个职务可以有多个岗位。如副经理职务可以有3个岗位，即3个副经理。职务侧重于人的工作，不是工作中的人。
(四)职责职责是指一个人担任的由一项或几项任务组成的活动的总和。如文员的职责之一是电脑输入文件。
(五)职业
职业是指在一定的时间内不同的组织中的相似的工作群，如教师、医生、护士、电工、司机等。职务和职业的区别在于z职务是对组织内部的工作分工，职业是对组织外部的或者说是对社会而言的工作分工。